ตอนที่ 4 การจัดข้อมูลเป็นโฟลเดอร์

        ไฟล์ที่จัดเก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรา ทั้งไฟล์ข้อมูล และไฟล์โปรแกรมอาจมีนับพันไฟล์ ถ้าเราเก็บไฟล์ทั้งหมดไว้ในที่เดียวกัน จะทำให้การหาข้อมูลที่ต้องการทำได้ยากมาก ด้วยเหตุนี้เราจึงแบ่งเก็บไฟล์ในโฟลเดอร์ (folder) ซึ่งทำหน้าที่เหมือนเป็นแฟ้มเอกสารที่ใช้เก็บเอกสารทีมีความเกี่ยวข้องกัน (โฟลเดอร์ในที่นี้มีความหมายเดียวกับไดเร็กทอรี่ ซึ่งถูกใช้ในระบบ DOS นั้นเอง)

        ถ้าเราแบ่งไฟล์มาเก็บในโฟลเดอร์ และพบว่ายังมีไฟล์มากเกินไปในโฟลเดอร์ ทำให้การค้นหายังเป็นไปได้ยาก ก็สามารถแบ่งข้อมูลในโฟลเดอร์ให้ย่อยลงไปอีก โดยสร้างโฟลเดอร์ย่อยภายในโฟลเดอร์ดังกล่าว ลักษณะการจัดเก็บข้อมูลเช่นจะดูคล้ายกับโครงสร้างต้นไม้ที่มีการจัดเก็บข้อมูลเป็นระดับชั้น

        เราระบุตำแหน่งเก็บไฟล์ในเครื่องโดยใช้ พาธ (path) ซึ่งจะแสดงชื่อไฟล์และชื่อโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์นั้นเป็นลำดับขั้นโดยใช้เครื่องหมาย " \ " แยกแต่ละลำดับขั้นออกจากกันเช่น C:\เอกสารของบริษัท\เอกสารทางการเงิน\รายรับรายจ่ายปี 2547.doc สามารถใช้ระบุตำแหน่งเก็บไฟล์ "รายรับรายจ่ายปี 2547.doc" ดังตัวอย่างโดยการใช้ path จะมีรูปแบบ ไดรว์\โฟลเดอร์\โฟลเดอร์ย่อย\ไฟล์

        จะเห็นได้ว่าการเก็บข้อมูลลักษณะนี้เหมือนการจัดเก็บเอกสารในสำนักงาน โดยเราสามารถแยกเก็บไฟล์ที่เปรียบได้เหมือนกับเป็นเอกสารฉบับหนึ่ง ในโฟลเดอร์ที่เป็นเหมือนแฟ้มที่เก็บเอกสารแต่ละประเภทโดยเราสามารถเปรียบดิสก์ที่เก็บโฟลเดอร์ต่างๆเหมือนเป็นตู้เก็บเอกสาร



จัดการไฟล์ด้วยหน้าต่างคอมพิวเตอร์
        การเข้าถึงแหล่งเก็บข้อมูลชนิดต่างๆที่เชื่อมต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ง่ายและเร็วที่สุดคือ การเรียกผ่านหน้าต่าง Computer หรือบางครั้งเรียกว่า Windows Explorer ซึ่งมีรายชื่อของอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลในเครื่อง แบ่งเป็นกลุ่มใหญ่ๆดังนี้

• Hard Disk Drives กลุ่มของฮาร์ดิสก์ทั้งในและนอก เครื่องที่ต่อผ่าน USB, Firewire โดยฮาร์ดดิสในเครื่อง จะเป็นตัวอักษร C: ถ้ามีการแบ่งเป็นพาร์ติชั่นถัดไปก็จะ เป็น D:, E:, F: เรียงลําดับไปเรื่อยๆ

• Device with Removable Storage กลุ่มนี้จะรวมถึงไดรว์ CD/DVD/BD ไดรว์ที่ถอดออกได้เช่น พวก USB Flash Drive และการ์ดหน่วยความจํา โดยถ้ายังไม่ใส่ดิสก์หรือ การ์ดในไดรว์ก็จะแสดงเป็นชื่อชนิดของไดรว์ เช่น DVD RW Drive ถ้าใส่แผ่นเข้าไปแล้วก็จะแสดงชื่อตามแผ่นนั้น

สั่งแสดงแถบเมนู

        ในหน้าต่าง Computer เราสามารถเรียกเมนูออกมาใช้งานสำหรับผู้ที่มีความถนัดในการใช้เมนู โดยสามารถทำได้ดังขั้นตอนต่อไปนี้

ย่อ/ขยายโฟลเดอร์

        ในหน้าต่าง Computer จะมีการแยกชั้นของโฟลเดอร์ในแต่ละระดับไว้ด้วย หากโฟลเดอร์ใดมีโฟลเดอร์ย่อยภายใน เมื่อนำเม้าส์ไชี้ก็จะสามารถทำการปิดหรือเปิดโฟลเดอร์ได้ตามวิธีการดังนี้

การเปิดโฟลเดอร์

เปลี่ยนชื่่อไฟล์และโฟลเดอร์
        หากชื่อไฟล์ที่เราตั้งไว้ดูไม่ค่อยสื่อความหมาย เราสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์และโฟลเดอร์เพื่อไม่ให้ซ้ำซ้อนกับไฟล์หรือโฟลเดอร์อื่น และเพื่อให้สื่อสารความหมายให้ตรงกับเนื้อหาได้ ดังขั้นตอนต่อไปนี้

หลักการตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์
        สําหรับการตั้งชื่อไฟล์ และโฟลเดอร์ใน Windows 7 มีหลักเกณฑ์ง่ายๆ คือ

• ตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ได้ยาวสูงสุด 256 ตัวอักษร
• ชื่อไฟล์ที่ตั้งสามารถกําหนดช่องว่างได้ เช่น “รายจ่าย เดือนมกราคม” 
• สัญลักษณ์ที่ไม่สามารถนํามาใช้ตั้งเป็นส่วนหนึ่งของชื่อไฟล์คือ \ / : * ? " < > |

ค้นหาไฟล์หรือโฟลเดอร์

        ใน Windows 7 นี้สามารถค้นหาข้อมูลที่อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ เช่น อีเมล์ ไฟล์เอกสาร รูปภาพ เพียงแค่กรอกตัวอักษรตัวแรกของชื่อที่ต้องการ ก็จะทําการค้นหาให้ทันที นอกจากนั้นยังสามารถเก็บบันทึกผลการค้นหาได้อีกด้วย โดยเราสามารถค้นหาไฟล์ตามวิธีการดังต่อไปนี้

ทางลัดใน Windows (Shortcut)

        นอกจากชอร์ทคัทที่มีอยู่เดิมซึ่งมาพร้อมกับ Windows อยู่แล้ว ยังสามารถสร้างชอร์ทคัทให้ไฟล์หรือโฟลเดอร์ย่อยที่อยู่ในตําแหน่งต่างๆกัน โดยไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาในเมนูใดๆ อีก

การสร้างชอร์ทคัทด้วยคําสั่ง

        ในการสร้างชอร์ทคัทด้วยคําสั่งนั้น สามารถทําได้โดยการเลือกที่คําสั่ง Create Shortcut ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

การสร้างชอร์ทคัทด้วยการลากเมาส์

        ในการสร้างชอร์ทคัทด้วยวิธีนี้ ทําได้ด้วยการลากเม้าส์จากไฟล์ โฟลเดอร์ หรือโปรแกรม ไปยังตําแหน่งที่ต้องการ จากนั้นปฏิบัติตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

การลบชอร์ทคัท

        การลบชอร์ทคัทสามารถทําได้ง่ายๆ ไม่ยุ่งยาก เพียงแค่คลิกขวาที่ไฟล์เลือกที่ Delete หรือกดปุ่ม <Delete> ที่คีย์บอร์ด ดังรูป

วิธีเปิดไฟล์จากหน้าต่างโฟลเดอร์

        เมื่อเราต้องการเปิดไฟล์ใด ก็ให้ดับเบิ้ลคลิกที่ไฟล์นั้นได้ทันที ซึ่ง Windows จะสั่งให้รันโปรแกรมนั้นขึ้นมา และเปิดไฟล์ดังกล่าวขึ้นมาให้ทันที เช่น เมื่อเราดับเบิ้ลคลิกที่ไฟล์รูปภาพ Windows ก็จะสั่งโปรแกรมสําหรับเปิดดูภาพ และแสดงไฟล์ภาพนั้นให้ทันที

คุณสมบัติของไฟล์และโฟลเดอร์

        ไฟล์และโฟลเดอร์ที่เราทํางานด้วยนั้น ต่างก็มีคุณสมบัติแตกต่างกันไป โดย Windows จะทําการเก็บข้อมูลของไฟล์และโฟลเดอร์เหล่านี้ไว้เสมอ เช่น ขนาดของไฟล์ วันที่มีการแก้ไขครั้งล่าสุด โปรแกรมหลักที่ใช้ทํางานกับไฟล์นั้น รวมทั้งคุณสมบัติของไฟล์ คือ เป็นไฟล์ที่อ่านได้อย่างเดียว (Read- only) ไฟล์ที่ถูกซ่อน (Hidden) หรือไฟล์ Archive เราสามารถเข้าดูคุณสมบัติของไฟล์หรือโฟลเดอร์ได้ ดังนี้

        สําหรับคุณสมบัติของไฟล์ (Attributes) นั้น เราสามารถแก้ไขได้โดยแต่ละคุณสมบัตินั้น

เพื่อประโยชน์ต่างๆกัน ดังนี้

Read-only : กําหนดให้เป็นไฟล์ที่อ่านได้อย่างเดียว ไม่สามารถเปลี่ยนแปลง/แก้ไขได้

Hidden : กําหนดให้เป็นไฟล์ที่ถูกซ่อนไว้ เหมาะสําหรับไฟล์ต่างๆที่สําคัญ เช่น ไฟล์ระบบ หรือไฟล์ข้อมูลสําคัญของเรา (ยกเว้นเลือกให้แสดงไฟล์ประเภทนี้ด้วย)