ตอนที่ 5 การสร้างโฟลเดอร์ใหม่

        วิธีจัดเก็บข้อมูลต่างๆ อย่างเป็นระเบียบเมื่อมีปริมาณมากขึ้น คือการสร้างโฟลเดอร์ใหม่สําหรับจัดเก็บ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน เพื่อสะดวกในการค้นหา และทําให้หน้าต่างการทํางาน กับโฟลเดอร์ดูไม่รกเกินไปด้วย สําหรับขั้นตอนการสร้างโฟลเดอร์ใหม่ มีดังต่อไปนี้

การจัดเรียงไฟล์และโฟลเดอร์

        โดยปกติในการแสดงชื่อไฟล์หรือโฟลเดอร์ จะแยกเรียงตามชื่อโฟลเดอร์ก่อน แล้วจึงเรียงตามชื่อไฟล์อีกครั้งหนึ่ง แต่ถ้าต้องการให้เรียงตามขนาด หรือวันที่ หรือวันที่มีการแก้ไขล่าสุด ก็สามารถทําได้ดังนี้

• Name เรียงตามชื่อ
• Date modified เรียงตามวันที่แก้ไขล่าสุด
• Type เรียงตามชนิดไฟล์
• Size เรียงตามขนาดไฟล์หรือโฟลเดอร์

• Accending เรียงจากน้อยไปหามาก
• Decending เรียงจากมากไปหาน้อย

จัดเรียงจากหัวคอลัมน์

        ในการจัดเรียงไฟล์นั้น สามารถกําหนดได้จากหัวคอลัมน์ ซึ่งการคลิกหนึ่งครั้งจะเรียงจากน้อยไปหามาก (โดยสังเกตได้จากสัญลักษณ์ ~ ) และคลิกซ้ําอีกครั้งเมื่อต้องการเรียงจากมากไปหาน้อย (โดยสังเกตได้จากสัญลักษณ์ €) ดังตัวอย่างจะเป็นการจัดเรียงตามขนาดของไฟล์ (Size)

จัดเรียงแบบแยกกลุ่ม

        ในกรณีที่มีไฟล์จํานวนมาก สามารถแยกกลุ่มให้ชัดเจนด้วยการจัดเรียงตามตัวอักษร ทําให้สะดวกในการเลือกเปิดไฟล์มากยิ่งขึ้น โดยสามารถทําได้ดังนี้

ในตัวอย่างเลือก Name แสดงการจัดเรียงแบบแยกกลุ่มเรียงตามตัวอักษร

หากต้องการยกเลิกการจัดเรียงแบบกลุ่ม สามารถทำได้ด้วยการคลิกขวาบนที่ว่างในหน้าต่างแล้วเลือกที่ Group by > (None)

กรองเฉพาะไฟล์ (Filter)

        การกรองเฉพาะไฟล์ เป็นการเลือกหรือกรองให้แสดงเฉพาะไฟล์ที่ต้องการเท่านั้น ซึ่งทําได้ด้วยการคลิกที่ลูกศรหลังหัวรายการ แล้วเลือกวิธีการกรองที่มี ดังนี้ (ในตัวอย่างจะเป็นการกรองจาก Name)

ผลของการกรองเฉพาะตัวอักษร A-H และ Q-Z

การเลือกไฟล์และโฟลเดอร์

        ก่อนการแก้ไขหรือทําการใดๆ กับข้อมูลในเครื่อง เช่น การคัดลอก/เคลื่อนย้ายไฟล์ การลบไฟล์ การเปลี่ยนชื่อไฟล์ หรือการดูรายละเอียดของไฟล์ จะต้องมีการเลือกไฟล์/โฟลเดอร์ที่จะทํางานด้วยก่อน ซึ่งมีหลายๆวิธี ดังนี้

เลือกไฟล์/โฟลเดอร์ที่ละไฟล์

        การเลือกไฟล์/โฟลเดอร์ที่ละไฟล์ ทําได้โดยคลิกเม้าส์เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการ จะมีแถบสีที่ไฟล์/ โฟลเดอร์นั้น

คลิกเม้าส์เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการ

เลือกโฟล์/โฟลเดอร์ที่เรียงติดกัน

        บางครั้งเราอาจต้องการเลือกทํางานกับไฟล์พร้อมๆกันหลายตัว เช่น การย้ายกลุ่มไฟล์ เป็นต้น โดยไฟล์เหล่านั้นอยู่เรียงติดกัน การเลือกไฟล์/โฟลเดอร์แบบนี้ เราสามารถทําได้ 2 วิธีด้วยกัน

วิธีที่ 1 ลากเม้าส์เลือก

        ทำได้โดยการลากเม้าส์ ให้มีกรอบล้อมรอบไฟล์/โฟลเดอร์ที่ต้องการ

วิธีที่ 2 การใช้คีย์ Shift

        1. คลิกเลือกไฟล์/โฟลเดอร์แรกที่ต้องการ และกดปุ่ม Shift ค้างไว้

2. คลิกเลือกไฟล์โฟลเดอร์สุดท้าย ไฟล์ทั้งหมดระหว่างไฟล์ที่คลิกจะถูกเลือก จึงค่อยปล่อยปุ่ม

Shift

เลือกไฟล์/โฟลเดอร์ที่ไม่เรียงติดกัน

        ในการเลือกกลุ่มไฟล์ หากไฟล์หรือโฟลเดอร์ไม่ได้อยู่ติดกัน ในกรณีที่เราต้องการเลือกไฟล์ หรือโฟลเดอร์ที่ไม่ได้อยู่ติดกันแบบนี้ ทําได้โดย

เลือกทุกไฟล์และโฟลเดอร์

        หากต้องการเลือกทุกๆไฟล์และโฟลเดอร์ภายในหน้าต่าง เราสามารถเลือกทุกๆไฟล์และโฟลเดอร์ได้ง่ายๆ โดยกดปุ่ม Ctrl+A

การเคลื่อนย้ายและคัดลอกไฟล์

        การเคลื่อนย้ายไฟล์/โฟลเดอร์ (move) เป็นการย้ายข้อมูลไปเก็บยังตําแหน่งใหม่ ส่วนการคัดลอกไฟล์/โฟลเดอร์ (copy) เป็นการสําเนาข้อมูลไปเก็บอีกที่หนึ่ง ซึ่งคล้ายกับการสําเนาเอกสารโดยใช้เครื่องถ่ายเอกสาร คือเมื่อคัดลอกไฟล์/โฟลเดอร์แล้ว ต้นฉบับก็ยังอยู่ที่เดิม

เคลื่อนย้าย/คัดลอกไฟล์ด้วยการใช้เม้าส์

        สําหรับการเคลื่อนย้าย และคัดลอกไฟล์/โฟลเดอร์มีขั้นตอนที่คล้ายกัน โดยวิธีที่ง่ายที่สุด คือ การเลือก ไฟล์ โฟลเดอร์ที่ต้องการย้าย และใช้เมาส์ลากไฟล์โฟลเดอร์ไปไว้ที่ตําแหน่งใหม่ ซึ่งวิธีนี้เรียกว่า Drag and Drop หรือเรียกแบบไทยๆ ว่า “ลากแล้วปล่อย” หรือ “ลากไปวาง”

       ถ้าต้องการคัดลอกไฟล์/โฟลเดอร์ ให้คลิกเมาส์ค้างไว้ และลากไฟล์โฟลเดอร์ที่เลือกไปยังหน้าต่างปลายทาง

ลบไฟล์และโฟลเดอร์

        ใน Windows 7 เมื่อเราสั่งลบไฟล์ ไฟล์นั้นจะไม่ถูกลบทิ้งทันที แต่จะถูกนําไปเก็บใน Recycle Bin ก่อน ซึ่งเป็นโฟลเดอร์พิเศษใน Windows 7 สําหรับพักไฟล์ ทําหน้าที่คล้ายกับตะกร้าสําหรับทั้งเอกสารที่เราไม่ต้องการ

        เราสามารถกู้ไฟล์ที่ลบทิ้งกลับมาได้ถ้าไฟล์นั้นยังอยู่ใน Recycle Bin ซึ่งคล้ายกับการนําเอกสารที่เราทิ้ง ลงตะกร้าไปแล้วมาใช้ใหม่นั่นเอง

ขั้นตอนลบไฟล์และโฟลเดอร์

        การลบไฟล์หรือโฟลเดอร์ทำได้ง่ายๆ ดังขั้นตอนต่อไปนี้

กู้ไฟล์ที่ลบจาก Recycle Bin

        เราจะเห็นว่าที่แท้จริงแล้วการลบไฟล์/โฟลเดอร์เป็นการย้ายไฟล์ไปพักไว้ที่ Recycle Bin เท่านั้น

การลบไฟล์ทิ้งอย่างถาวร

        เมื่อเราต้องการลบไฟล์ทิ้งอย่างถาวร แบบที่ไม่ต้องการให้กู้กลับมาได้อีก เพื่อให้เหลือพื้นที่บนฮาร์ดดิสก์มากขึ้น ให้ลบไฟล์ทั้งหมดที่เก็บใน Recycle Bin

กําหนดขนาดของ Recycle Bin

        Recycle Bin มีความจุที่จํากัด ดังนั้นเมื่อเราสั่งลบไฟล์ โฟลเดอร์ ข้อมูลที่ถูกลบจะถูกย้ายเข้ามาเก็บใน Recycle Bin เรื่อยๆ จนทําให้ Recycle Bin เต็มได้ในที่สุด ซึ่งหลังจาก Recycle Bin เต็มเมื่อใดที่มีการลบข้อมูล ข้อมูลนั้นก็จะถูกนํามาทับข้อมูลเก่า นั่นหมายความว่าเราอาจกู้ข้อมูลที่เราเคยลบกลับมาไม่ได้

        เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา Recycle Bin เต็มจนทําให้เราไม่สามารถกู้ข้อมูลที่ลบผิดพลาดกลับมาใช้ได้ เราควรหมั่นตรวจสอบข้อมูลที่พักไว้ใน Recycle Bin เสมอและสั่งเคลียร์ Recycle Bin เป็นช่วงๆ

        ความจุของ Recycle Bin จะถูกกําหนดเป็นเปอร์เซ็นต์ของพื้นที่ฮาร์ดดิสก์ที่ใช้ เช่น 10% ของพื้นที่ฮาร์ดดิสก์ขนาด 20 GB ซึ่งก็คือ 2 GB เป็นต้น ซึ่งเราสามารถปรับขนาดของ Recycle Bin ได้ดังนี้

        จากหน้าต่าง Recycle Bin Properties ถ้าเราไม่ต้องการให้มีการย้ายไฟล์/โฟลเดอร์มาไว้ที่ Recycle Bin เมื่อมีการสั่งลบไฟล์/โฟลเดอร์ แต่ให้ลบทิ้งทันที ให้คลิกเลือก Do not move files to recycle bin. Remove files immediately when deleted. เมื่อมีการสั่งลบไฟล์ โฟลเดอร์แต่ละครั้ง Windows 7 จะให้เราเลือกยืนยัน หรือยกเลิกการลบไฟล์โฟลเดอร์นั้น เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการลบไฟล์โดยบังเอิญ ถ้าเราไม่ต้องการให้มีขั้นตอนนี้ ให้คลิกยกเลิกตัวเลือก Display delete confirmation dialog จากหน้าต่าง Recycle Bin Properties นี้เช่นกัน